ARANSI

Pourquoi rien ne se passe à la fin de vos réunions ?

Septembre 2017 - numéro 12

ARANSI

Résolument Humoristique - Les RH avec une vision décalée

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Vaste sujet qui vous parlera certainement et qui aurait pu tout aussi bien s’intituler « Quand l’action fait place au vide ». Parce qu’étrangement, c’est au moment même où nous devrions nous mettre en action dans le cadre d’un projet que tout s’arrête. ARANSI vous propose de vous pencher sur la question et d’aborder ensemble des pistes de réponses pour que vos fins de réunions riment avec action !

 

Christine COUTANT

Vidéo du mois - La réunionite

 
 

 

Un nouveau projet pointe son nez, le budget est validé et toute l’équipe est sur le grill (surtout en cette saison estivale) : il s’agit de passer rapidement à l’action !
1ère action indispensable : l’organisation du projet car il y a beaucoup à faire et donc 1ère étape : la réunion d’équipe.
Son objectif : permettre à tous de statuer sur les actions prioritaires à mener, le planning et définir les rôles de chacun des acteurs du projet.
Seulement voilà, la réunion s’achève (souvent en retard) et l’énergie de l’action retombe comme un soufflé.
Chacun retourne à son quotidien et prit dans le tourbillon de ses activités quotidiennes devient victime d’amnésie sur le projet.

La réunion suivante arrive enfin et un constat s’impose : Pierre n’a pas eu le temps de rencontrer Jean pour mettre en œuvre le plan de communication autour du projet, Marie a accidentellement réalisé les actions de Paul, Paul a réalisé celles de Marie et en prime, Henri, l’expert technique du projet, s’est cassé la jambe juste avant d’entrer en réunion… En bref, la réunion du jour se passera finalement à préparer la suivante qui aura lieu dans 2 semaines.

Et pendant ce temps… rien n’avance sur ce projet et la deadline se rapproche à grands pas. Il va falloir songer à organiser prochainement un rétro planning pour pallier au problème. Probablement dans une prochaine réunion d’ailleurs.

Plusieurs semaines s’écoulent et au bout de la 43ème réunion, c’est la prise de conscience : les jalons sont dépassés et rien n’a été fait. Il est alors décidé… d’organiser une nouvelle réunion pour re-planifier le projet !

Bien entendu, nous avons volontairement grossi le trait mais au regard de la réalité à laquelle nos clients sont souvent confrontés, nous en sommes très proches et en tant qu’experts, accompagnants de nos clients dans la mise en œuvre de leurs projets, nos observations sur le sujet se situent à un autre niveau.

Car si ces situations prêtent à sourire, elles traduisent aussi une triste réalité dans la gestion de projet : la méconnaissance générale des outils de gestion de projet en entreprise et de leur mise en œuvre concrète dont la réunion constitue le premier maillon.
Lorsque nous interrogeons nos clients sur l’utilité de la réunion à laquelle ils viennent d’assister, ils nous répondent souvent : « je n’en ai pas vraiment compris les tenants et les aboutissants », « je ne sais même pas de quoi nous devions parler alors… », « j’ai surtout eu l’impression de perdre mon temps car j’ai des dossiers urgents qui m’attendent dans mon bureau », « je n’ai rien appris de nouveau », « il y avait beaucoup d’intervenants et au final, j’ignore qui fait quoi », « le planning est impossible à tenir pour moi du fait de mes impératifs actuels », etc.

Et ces échanges constituent des pistes riches et concrètes de réflexion et de réponses à la problématique des réunions de projet.
En quoi ? Elles fournissent des informations précieuses sur les manques auxquels la réunion n’a pas su répondre et qu’il faudra rectifier car ce que nous entendons alors à un degré supérieur c’est :
« je ne sais même pas de quoi nous devions parler alors… » = « quel était l’ordre du jour de la réunion ? » ;
« j’ai surtout eu l’impression de perdre mon temps car j’ai des dossiers urgents qui m’attendent dans mon bureau » = « la réunion s’est éternisée au-delà de l’horaire fixé » ou « aucun horaire n’était défini pour la durée de la réunion » ou « je suis déjà en situation de stress et pas en mesure d’absorber de nouvelles informations » ;
« je n’ai rien appris de nouveau » = « le contenu de la réunion est resté trop superficiel et n’a pas traité des éléments de fond du projet » ;
« il y avait beaucoup d’intervenants et au final, j’ignore qui fait quoi » = « où est le commanditaire et animateur de la réunion ? » « Les rôles des acteurs du projet n’ont pas été clairement définis » ;
« le planning est impossible à tenir pour moi du fait de mes impératifs actuels » = « à quoi sert de définir un planning sans tenir compte des contraintes des acteurs du projet ? » « comment rendre le planning réaliste pour rendre le projet réalisable ? ».

Toutes ces questions et observations derrière les remarques de nos clients constituent les clefs d’un questionnement préalable indispensable, à tenir dans toute conduite de projet pour sa réussite.

Au final, il apparaît que pour passer de la réunion à l’action, il ne suffit pas juste de la volonté (certes louable) de la direction et du management de voir le projet se concrétiser mais aussi d’autres paramètres immuables parmi lesquels : une structuration cohérente du projet avec un cadre défini et des règles clairement édictées et une implication de tous les acteurs de ce projet dans un esprit de cohésion intelligente et constructive.

Alors, parce que ce sont les Hommes qui font la richesse de l’entreprise, ARANSI, à travers ARANSI Project, vous accompagne dans la valorisation de votre Capital Humain pour fédérer votre équipe autour de vos projets, les piloter et améliorer votre résultat !
N’hésitez pas à nous contacter.

 
 
 
 

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